Аннотация

В этой статье дан обзор новых возможностей и расширений последней версии Microsoft Word, Word 2003 Beta 2, в том числе рассмотрены усовершенствования в технологии смарт-тэгов (smart tag), рабочие пространства документов (document workspaces), диапазоны разрешений, блокировки стилей, режим только для чтения и другие функции.

Содержание

Введение
Более совершенные смарт-тэги
Коллективная работа с применением Document Workspace и интеграции Windows SharePoint Services
Прочие усовершенствования
Заключение

Введение

В первой части статьи мы рассмотрели некоторые новые средства в новейшей версии Word - Word 2003 Beta 2 - в том числе поддержку XML (Extensible Markup Language), решений на основе смарт-документов и исследовательскую библиотеку (research library). В этой статье подробно рассказывается о дополнительных новых средствах Word 2003 Beta 2: усовершенствованных смарт-тэгах, рабочих пространствах документов, диапазоне разрешений, блокировке стилей, режиме только для чтения и др.

Эта статья предполагает знание Word. В ином случае за дополнительной информацией о Word обращайтесь на сайт Office в MSDN.

Примечание Информация, изложенная в этой статье, относится только к Word 2003 Beta 2. Финальная версия продукта может отличаться.

Более совершенные смарт-тэги

Впервые технология смарт-тэгов появилась в Microsoft Office XP - в Microsoft Word 2002, Excel 2002, Microsoft Outlook^® 2002 (когда Word используется как редактор Outlook или когда вы читаете электронную почту в формате HTML), а также в Microsoft Internet Explorer (только действия, без средств распознавания). Смарт-тэги позволяют динамически распознавать ключевые слова (terms) в документах. У распознанного ключевого слова появляется список действий, связанных с данным смарт-тэгом, откуда пользователь может вызвать нужное действие, например вставку соответствующих данных, ссылку на Web-страницу, поиск в базе данных, преобразование данных и т. д.

В Microsoft Office 2003 поддержка смарт-тэгов добавлена в PowerPoint^® и Access. Кроме того, секция задач Research, доступная в различных приложениях Office, теперь тоже поддерживает смарт-тэги. Поддержку распознавания можно встроить в Internet Explorer с помощью средства, которое будет включено в состав Smart Tag SDK for Office 2003. Усовершенствования в смарт-тэги в Office 2003 внесены в соответствии с отзывами разработчиков и пользователей.

Вы можете сами создавать смарт- тэги на любом языке программирования, способном компилировать COM-надстройки (Component Object Model). DLL смарт-тэга - это COM DLL совместно с поддерживающим ее приложением, например Word 2003 как хост-приложением в Office 2003.

В Office XP для создания пользовательских COM-надстроек смарт-тэгов реализованы интерфейсы ISmartTagRecognizer и ISmartTagAction (определенные в Microsoft Smart Tag 1.0 Type Library). В Office 2003 эти интерфейсы не претерпели изменений. Однако библиотека API смарт-тэгов расширена и теперь поддерживает два дополнительных интерфейса, реализующих новую функциональность: ISmartTagRecognizer2 и ISmartTagAction2.

Библиотека является обратно совместимой и называется Microsoft Smart Tags 2.0 Type Library. С ее помощью можно разрабатывать DLL смарт-тэгов, работающую как в Office XP, так и в Office 2003. Однако в Office XP новые возможности не поддерживаются и работать не будут. Тем не менее разработчики смогут удовлетворять потребности клиентов, работающих одновременно с обеими версиями.

Ниже приведен список некоторых новых функций смарт-тэгов в Office 2003.

• Перезагрузка смарт-тэгов не требует перезапуска хост-приложения.
  В Office XP распознаватели смарт-тэгов (smart tag recognizers) и действия (actions) загружаются только при запуске приложения. Напротив, в Office 2003 смарт-тэги можно перезагружать, не открывая хост-приложение повторно. Это делает их более доступными и удобными для пользователей. Кроме того, действия только что скачанных смарт-тэгов доступны сразу же, и вы можете динамически обновлять их. От этой функции выигрывают и разработчики, отлаживающие смарт-тэги.
• Динамическое изменение меню.
  В Office XP названия меню действий для смарт-тэга задаются один раз, и изменить их во время выполнения нельзя. В Office 2003, напротив, названия меню можно изменять в период выполнения. Название действия может зависеть от строки со смарт-тэгом. Таким образом, разработчикам предоставлена возможность создавать более удобные и полезные меню действий. Ранее меню действий смарт-тэга могло предлагать пользователям "купить этот DVD-диск прямо сейчас". Теперь аналогичное действие способно содержать более подробные и актуальные сведения, например "купить этот DVD-диск на распродаже до 5 июня". Эта строка программно формируется в период выполнения.
  С помощью динамических названий разработчики могут подстраивать действия в зависимости от предоставленной информации. Также можно прятать неподходящие действия, когда это имеет смысл (например действие, помеченное как "купить прямо сейчас" для товара, выпуск которого прекращен или "назначить встречу" для прошедшей даты).
• Каскадные меню.
  В Office XP меню смарт-тэгов поддерживали только один уровень элементов, создавать каскадные элементы или логически группировать их было нельзя. В Office 2003 допускается создание каскадных меню, как показано на рис. 1. Так что вы можете логически группировать действия, облегчая навигацию для пользователей и сокращая длину меню. Либо просто объединять действия под одним заголовком, отделяя их от других обработчиков действий.

  нет иллюстрации

  Рис. 1. Каскадные меню в смарт-тэгах Office 2003
  
   

• Функция Tokenizer, встроенная в инфраструктуру смарт-тэгов.
  В инфраструктуру смарт-тэгов Office 2003 встроена функция Tokenizer. Она разбивает строки, знаки пунктуации и непечатаемые символы на реальные слова для использования распознавателем, тем самым позволяя, помимо необработанного текста, передавать распознавателю потоки лексем (tokens). То есть разработчикам, реализующим API смарт-тэгов, не приходится разбивать текст на лексемы, что облегчает разработку распознавателей для языков, в которых отсутствуют пробелы между словами, например некоторых восточно-азиатских. Также облегчается разработка для западных языков, поскольку разработчики могут оперировать лексемами, не беспокоясь о разбиении текстового буфера на слова на основе непечатаемых символов и знаков пунктуации. Кроме того, разбиение на лексемы очень полезно разработчикам, создающим смарт-тэги, которые поддерживают несколько языков, так как теперь не нужно писать для этого зависимый от языка код.
• Включение или выключение кнопки смарт-тэга и подчеркивания.
  Вы можете включить либо выключить кнопку смарт-тэга и подчеркивание для конкретных смарт-тэгов, настроив свойства и воспользовавшись свойством ISmartTagAction_ShowSmartTagIndicator интерфейса ISmartTagAction2.
• Расширенная поддержка объектной модели.
  Поддержка объектной модели смарт-тэгов была расширена для обеспечения большей гибкости в Microsoft Office Visual Basic^® for Applications (VBA).
• Развертывание смарт-тэгов для всех пользователей компьютера.
  В Office XP смарт-тэги можно развернуть только для текущего пользователя на данном компьютере. В Office 2003 смарт-тэги допускается разворачивать для всех пользователей, а не только для того, кто установил их. Для этого параметры реестра, относящиеся к смарт-тэгам, записываются в ветвь HKEY_LOCAL_MACHINE, а не в HKEY_CURRENT_USER.
• Действия смарт-тэгов для XML в Word 2003 и Excel 2003.
  Действия смарт-тэгов для XML-элементов в документах Word and Excel можно задать точно так же, как для смарт-тэгов, помеченных распознавателями.
• Расширение Microsoft Office Smart Tag List.
  DLL-библиотека Microsoft Office Smart Tag List (MOSTL) - это встроенный распознаватель смарт-тэгов и исполняющая среда для обработчиков действий, позволяющая создавать смарт-тэги с помощью XML, без всякого кода. В Office 2003 MOSTL расширена и теперь поддерживает регулярные выражения (см. далее) и установку свойств элементов в списке ключевых слов (terms).
• Проверка по шаблонам с помощью регулярных выражений в MOSTL.
  Используя регулярные выражения и шаблоны, на основе MOSTL можно создавать более удобные и мощные смарт-тэги. Теперь допускаются регулярные выражения, распознающие ключевые слова, которые наверняка встретятся повторно (например, каталожный номер, где строка всегда начинается с каких-то букв и заканчивается последовательностью цифр). Благодаря этому вам не придется вводить все символы каждого каталожного номера в XML-файл MOSTL.
• Пакет расширений XML.
  Пакет расширений XML, предназначенный для развертывания смарт-документов, - новая технология, облегчающая защищенную установку DLL смарт-тэгов, надстроек COM (Component Object Model) и других расширяющих Office файлов. Кроме того, он полезен для развертывания смарт-тэгов, значительно упрощая как само развертывание, так и обновление.
  Существуют и другие типы смарт-тэгов, которые разработчики могут реализовать в Office 2003. Они отличаются сроком жизни и областью действия при распознавании ключевых слов.
• Истечение срока действия.
  В Office 2003 для смарт-тэгов можно задать дату и время, по истечении которых они не будут действовать. Это особенно полезно для тэгов, смысл которых пропадает после определенной даты, и ограждает разработчиков от лишней работы по поддержке и очистке. Например, срок действия смарт-тэга, ведущего на онлайновый купон, можно сделать таким, чтобы он истекал по окончании срока действия купона, - тогда пользователи не будут напрасно тратить время.
• Несохраняемые смарт-тэги.
  Несохраняемые смарт-тэги активны, пока документ открыт, но не сохраняются вместе с ним. Некоторые смарт-тэги не стоит сохранять вместе с документом, например содержащие личную или закрытую информацию. Запрет на их сохранение гарантирует, что они не будут посланы вместе с документом.
• Прерывание распознавания.
  Разработчики, создающие распознаватели для смарт-тэгов, могут избежать ненужных распознаваний. Ранее смарт-тэги, распознающие имена клиентов, могли неправильно воспринять намерения клиентов, если те вводили похожие имена, например Smith Auto и Smith Auto Body. В этом случае, если пользователь остановится после набора Smith Auto, распознаватель может обнаружить реального клиента, но после того как пользователь закончит ввод Smith Auto Body, исходное распознавание, не соответствующее актуальному контексту, сохранится. В Office 2003 этого можно избежать, установив свойство fragile, позволяющее остановить распознавание в любом месте при наборе текста, а не только в середине самого смарт-тэга.
  Для дополнительной информации о смарт-тэгах в Office 2003, см. What´s New with Smart Tags in Office 2003.

Коллективная работа с применением Document Workspace и интеграции Windows SharePoint Services

Сегодня большинство пользователей предпочитают работать над документами в коллективе. Для этого применяются самые разные средства - электронная почта, приложения вроде Word, Excel и PowerPoint, групповое программное обеспечение, такое как Windows SharePoint Services, или средства коллективной работы в реальном времени, например мгновенный обмен сообщениями и конференции. В Office 2003 для коллективной работы над документами собрано все лучшее - простота электронной почты, возможности Windows SharePoint Services по управлению и совместному использованию файлов в сети, а также богатые средства редактирования в приложениях Office - и воплощено в новой технологии Document Workspace.

Технология Document Workspace использует преимущества естественных входных точек документа и интегрируется с существующими средствами, сводя к минимуму затраты на аппарат, обеспечивающий коллективную работу. В дополнение к этому Document Workspace упрощает использование разных средств совместной работы над проектами - от простых почтовых сообщений с вложениями общих файлов до автоматического создания полнофункциональных сайтов Windows SharePoint Services "v2.0".

Секция задач Shared Workspace

Прежде чем подробнее рассмотреть Document Workspace, важно понять, что такое секция задач Shared Workspace. Когда пользователь открывает документ, расположенный на сайте Windows SharePoint Services "v2.0" (обычном или с поддержкой Document Workspace), приложение Office 2003, открывающее документ, выводит специальную секция задач, содержащую важную информацию о сайте. Как показано на рис. 2, в секции выводятся данные, содержащие список людей, работающих в этом пространстве, их статус (онлайн или нет), список задач, другие документы в библиотеке Shared Workspace, полезные ссылки и другие сведения. Word 2003, Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office Project 2003, Microsoft Office Visio 2003 и Microsoft OneNote выводят эту секцию задач при открытии документа с сайта Windows SharePoint Services "v2.0".

Эта секция предназначения не только для просмотра. Она позволяет приглашать других людей в рабочее пространство, создавать и назначать задания, помечать их как выполненные, загружать дополнительные документы, просматривать другие документы в библиотеке, а также добавлять гиперссылки, относящиеся к документу, и переходить по ним. Кроме того, интеграция секции задач с технологией Instant Messaging позволяет увидеть, кто сейчас находится в онлайне (для этого используется привычный значок "пешка"), а также послать мгновенное сообщение или электронную почту членам команды. Секция вводит контекст документа прямо в среду, где идет работа над ним.

нет иллюстрации

Рис. 2. Документ с открытой секцией задач Shared Workspace и списком людей, совместно работающих над ним

Рабочие пространства документа

В существующих моделях, когда над одним документом работают несколько авторов, пользователи часто начинают с отправки документа коллегам по электронной почте. Если они размещают документ на сервере, им зачастую требуется локальная копия файла, потому что они часто работают в автономном режиме или потому что копия на сервере заблокирована для редактирования другим пользователем. Однако использование электронной почты и локальных файлов в качестве основных средств совместной работы ведет к рассогласованию между документами или к появлению нескольких версий одного и того же документа. В результате требуется длительный процесс согласования изменений, которого зачастую и не потребовалось бы, если бы пользователи могли редактировать или просматривать только самую последнюю версию. Кроме того, при коллективной работе посредством электронной почты трудно отслеживать результат работы других сотрудников.

Рабочие пространства облегчают совместную работу над документами несколькими способами. Как и любой сайт Windows SharePoint Services "v2.0" или SharePoint Portal Server "v2.0", рабочие пространства централизуют все "артефакты" совместной работы - списки задач, сроки, связанные документы, гиперссылки и контакты для участников проекта. К тому же, они интегрируются с Office 2003 через секции задач Shared Workspace в приложениях, связанных с соответствующими документами, позволяя легко обратиться к любому из этих ресурсов и внося контекст коллективной работы в персональную среду работы автора. В отличие от электронной почты, когда первоначальный автор документа не знает, начали ли работу другие участники проекта, с помощью секции задач Shared Workspace и рабочих пространств каждый сотрудник видит, как продвигается редактирование и выполнение задачи.

Документы, хранящиеся локально и соединенные с Document Workspace, легко синхронизировать с главной копией на сервере, и все сотрудники работают с последней версией документа. При работе с локальной копией такого документа пользователь всегда может обратиться к последней версии документа до начала работы, что позволяет избежать "ветвления" документа. Если онлайновый пользователь открывает локальный связанный документ, приложение Office 2003 сначала сравнивает его с главной копией на сервере Windows SharePoint Services "v2.0" или SharePoint Portal Server "v2.0". Если локальная версия устарела, приложение предложит пользователю загрузить последнюю версию с сервера.

Аналогично, если пользователь работал автономно и его версия новее, он может в любой момент внести изменения в главный документ на сервере. Если в то же время кто-то еще редактировал документ, приложение Office 2003 предложит пользователю согласовать изменения. На рис. 3 показаны параметры сервиса Shared Workspace, в том числе периодичность проверки обновлений и настройка оповещений об обновлении документа.

нет иллюстрации

Рис. 3. Параметры Shared Workspace

Document Workspace обеспечивает эффективную коллективную работу с минимумом накладок и задержек, устраняет "ветвление" документов и их устаревание. С помощью этой технологии вы избежите узких мест, обойдете проблемы, связанные с блокировкой файлов, и сможете отслеживать ход выполнения работы без использования сервера. Document Workspace можно создать программно, выполнить пакетные операции над общими данными и синхронизовать файлы, используя объектную модель Document Workspace.

Создание Document Workspace

Создание Document Workspace через электронную почту

В Microsoft Office Outlook 2003 при вложении в сообщение одного или нескольких файлов (документов, изображений и т. д.) появится секция задач Attachment Options (рис. 4).

нет иллюстрации

Рис. 4. Параметр "общее вложение" в Document Workspace при отправке вложений в Outlook 2003

По умолчанию вложение отправляется так же, как и раньше, но если выбрать параметр Shared Attachment, при отправке сообщения, помимо обычной отправки вложения, создается Document Workspace на доступном сервере сервере Windows SharePoint Services "v2.0" или SharePoint Portal Server "v2.0", где сохраняются копии всех вложений. При желании можно указать, на каком сайте SharePoint следует создать Document Workspace, либо оставить значение по умолчанию. Все получатели письма автоматически добавляются к списку авторов в рабочем пространстве. Таким образом, просто отправив письмо и вложение, пользователь запустил мощный механизм совместной работы с коллегами независимо от того, где именно они работают.

Адресаты исходного сообщения кроме обычного вложения получают ссылку на Document Workspace с последней версией документа, а также с прочей информацией, относящейся к новому проекту. Если у получателя не установлен Office 2003, он может либо работать с потенциально устаревшим вложением, либо обратиться по ссылке к Document Workspace на сайте SharePoint и работать напрямую с сервером - при условии, что у него есть доступ к этому серверу. Те, у кого Office 2003 установлен, получают дополнительное преимущество: все вложенные файлы автоматически связываются со своими главными копиями в Document Workspace. При открытии этих документов приложение предложит проверить наличие обновленной версии на сервере и, если вложение окажется устаревшим, можно будет загрузить последнюю копию. Кроме того, появляется секция задач Shared Workspace, предоставляющая сведения из Document Workspace. Так как общее вложение находится на локальном компьютере пользователя, его можно редактировать как в онлайновом, так и в автономном режиме, даже когда другие пользователи работают с серверной или собственной локальной копией документа.

Благодаря тому, что общие вложения соединены с пространствами Document Workspace и секцией задач Shared Workspace, соавторы, работающие на локальных компьютерах, получают сообщение при каждом изменении документа другими авторами и могут просмотреть изменения или внести собственные в реальном времени, как показано на рис. 5.

нет иллюстрации

Рис. 5. Параметры обновления документа

С помощью SharePoint Tasks и Alerts члены группы могут отслеживать ход работы других авторов. Интеграция с системой мгновенных сообщений позволяет увидеть, когда другие авторы подключаются к сети, и начать общение с ними.

Создание Document Workspace в приложении Office 2003

Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003 и Visio 2003 позволяют легко создавать локальный документ и размещать его на Web-сайте Document Workspace. Редактируя локальный документ, автор может приглашать соавторов и назначать задания, создавая Document Workspace для размещения документа и связанных с ним данных. При этом ему не нужно ничего знать о Windows SharePoint Services "v2.0" или о ее настройке.

Для создания Document Workspace из приложения (не только Word) используется команда Shared Document в меню Tools. Как показано на рис. 6, кнопка Create в секции задач Shared Workspace позволяет создать Document Workspace из приложения Office. Можно создать Document Workspace для любого документа Office 2003 на локальном жестком диске. Этот документ становится связанной локальной копией, а на сервере появляется главная копия (мастер-копия). Пользователь может приглашать других участников, добавлять ссылки и др., не прибегая к электронной почте.

Рис. 6. Добавление или Document Workspace из секции задач Shared Workspace в приложении Office 2003

Создание Document Workspace для документа на сайте Windows SharePoint Services "v2.0"

Иногда сайты SharePoint становятся довольно большими, со множеством пользователей. В этом случае пользователи могут захотеть поместить документ в "полу-приватное" место для дальнейшей работы, не внося изменения в текущую общедоступную версию. Документ Windows SharePoint Services "v2.0", находящийся на сайте Windows SharePoint Services "v2.0", можно разветвить и поместить копию в закрытое Document Workspace, а затем периодически (или в конце работы) копировать его обратно. В этом Document Workspace пользователи работают над документом в одиночку или небольшими группами. В Web-интерфейсе Windows SharePoint Services "v2.0" этого можно добиться с помощью команды Create Document Workspace в контекстном меню документа. Тогда создается новый сайт, к которому применяется шаблон рабочих пространств документа (рис. 7). По умолчанию только администраторы могут создавать новые Document Workspace в Windows SharePoint Services "v2.0", при этом права на создание рабочих пространств наследуются.

нет иллюстрации

Рис. 7. Создание полузакрытого Document Workspace из "общедоступного"

Политики

Кроме того, Document Workspace позволяет настраивать политики, чтобы:

• указать расположение вашего персонального сайта на сервере SharePoint Portal;
• указывать список для выбора места создания рабочих пространств;
• включать и выключать механизм обнаружения места;
• указывать интервал опроса для секции задач Shared Workspace;
• включать и выключать автоматическое появление секции задач Shared Workspace для документов Windows SharePoint Services и Document Workspace;
• включать и выключать автоматическое появление секции задач Shared Workspace при приеме важных сообщений о статусе;
• включать и выключать автоматическое появление секции задач Attachment Options.

Прочие усовершенствования

Ниже приведен неполный список прочих усовершенствований и расширений.

Режим просмотра Reading

Режим чтения (в меню View выберите Reading Layout) в Word 2003 облегчает чтение документов на компьютере (рис. 8). Формат документа оптимизируется для чтения. Такой формат включает более широкие поля, несколько страниц на экране (если позволяет размер), более крупные шрифты и т. д. Размер страниц подгоняется под размер экрана, поэтому их не приходится прокручивать.

Панель инструментов Reading Mode предназначена для действий в режиме чтения. Например, можно посмотреть текущую страницу в режиме микрокартинки (thumbnail view). Панель инструментов Reading Mode Markup позволяет добавлять в документ комментарии, выделять текст и делать пометки. На странице, отображаемой в режиме чтения, много свободного места для комментариев. С помощью Document Map можно быстро переходить к другим разделам документа.

нет иллюстрации

Рис. 8. Чтение в режиме Reading гораздо удобнее

Блокировка форматирования

Заблокировать параметры форматирования документа в Word 2003 можно средствами защиты документа (в меню Tools выберите Protect Document). Сделав это, вы можете контролировать и ограничивать доступные параметры форматирования, разрешив применение только определенных стилей. Пользователи не смогут изменить список доступных стилей и применять форматирование напрямую к содержимому, например щелкнув кнопку Bullets на панели инструментов Formatting или нажав Ctrl+B.

Диапазоны разрешений

Запрет на редактирование документа в Word 2002 применяется ко всему документу. Ограничить редактирование лишь отдельных частей документа нельзя. В Word 2003 это возможно. Например, можно указать, что документ предназначен только для чтения или разрешить редактирование только в режиме отслеживания правки за исключение определенных абзацев, которые необходимо сделать изменяемыми. Кроме того, можно ограничить действия некоторых пользователей на основе учетных данных Windows, роли в SharePoint и т. д., как показано на рис. 9.

Рис. 9. Ограничение редактирования и форматирования для некоторых пользователей средствами защиты документа

Поддержка Tablet PC

Если вы пользуетесь устройством, поддерживающим рукописный ввод, например Tablet PC, вам доступны преимущества рукописного ввода в Word. Так, можно создавать рукописные комментарии, делать краткие записи от руки или пометки в документе Word. При использовании Word в качестве редактора электронной почты в Outlook 2003 вы получаете возможность отправлять рукописную почту.

Знаки корректуры

В Word 2003 можно отключить отображение реплик (balloons) для корректуры и включить их лишь для комментариев. Для вставок можно указать цвет, отличный от цвета удаленного текста. Кроме того, ошибки форматирования, возникавшие в Word 2002, вроде повреждения стилей и проблемы с тем, что по умолчанию стили автоматически обновлялись, в Word 2003 исправлены.

Факсимильные сообщения через Интернет

Вы можете отправлять и принимать факс-сообщения, используя специальные интернет-сервисы от сторонних поставщиков. Для этого из меню File выберите Send To и щелкните Recipient using Internet Fax Service.

Заключение

За счет ряда новшеств и улучшений смарт-тэги Word 2003 стали удобнее и мощнее. С помощью Document Workspace, основанной на технологии Windows SharePoint Services "v2.0", вы можете прямо из документа инициировать коллективную работу над проектом, управлять им и корректно завершить его. Режим чтения в Word 2003 облегчает чтение с экрана и делает его более комфортным. Возможность выборочных ограничений средствами защиты документа повышает гибкость этой функциональности. В первой части статьи мы рассмотрели поддержку XML в Word 2003, смарт-документы и библиотеку Research Library. И это лишь несколько примеров из множества замечательных новинок, ожидаемых в Word 2003.

Благодарности

Хочу поблагодарить Jeff Reynar, Anne Archambault, Chris Pratley из группы Word 2003 Program Management, Chris Kunicki из OfficeZealot.com, и независимого консультанта Charles Maxson за их вклад и помощь в написании этой статьи.